Dies ist der zweite Teil einer dreiteiligen Serie von Blogbeiträgen, wo folgende Fragestellung im Zentrum steht:
„Wie können wir im Team die Aufgaben des Teamleiters verteilen, damit wir auch ohne hierarchische Führung gut funktionieren und unsere Rollen selbst gestalten und nach unserem Können und Interesse ausführen können und wir gleichzeitig an die bestehenden und nicht verhandelbaren Richtlinien und Prozesse des Konzerns anknüpfen können?“
Im ersten Beitrag Führung verteilen – Arbeiten in Rollen – Rollen kreieren (1 / 3) wurde beschrieben, wie Rollen entstanden sind. Dieser zweite Beitrag beschreibt nun, wie die Mitarbeitenden zu ihren Rollen gekommen sind.
Nachdem alle Rollen in einer ersten Version definiert waren, ging es nun darum, dass sich die Mitglieder des Teams (einschliesslich des Teamleiters) darüber klar wurden, wer welche Rollen und damit die Verantwortung dafür übernimmt.
In einem Workshop wurden alle Rollen und deren Aufgaben und Verantwortungen nochmals vorgestellt und diskutiert. Es fanden Klärungen und Anpassungen statt und es wurde abgeschätzt, wir gross der zeitliche Aufwand, im Vergleich zu einem 100% Pensum, für jede Rolle sein würde.
Beispielhafte Einschätzung der Arbeitsaufwandes je Rolle:
- Teamentwickler:in: 15%
- Aussenminister:in: 5%
- Recruiter:in: 0% – 20% (je nach Situation)
- Teamcoach: 5%
- Trainer:in: 200%
- Developer:in: 600%
Für den Einstieg in die Diskussion und die Verhandlung, wer welche Rollen übernimmt, wurden für jede Rolle Skalierungsfragen gestellt, um transparent zu machen, wie sich alle bezüglich ihrem Können einschätzen und wie gross ihr Interesse für die Rolle ist. Auf jeweils einer Skala von 0 bis 10 konnten die Mitarbeitenden ein Post-It mit ihrem Namen platzieren. Die Skalen hatten folgende Bedeutung:
- Wie leicht fällt mir die Arbeit in dieser Rolle? (Können)
- Wie gross ist mein Interesse, diese Rolle zu übernehmen? (Interesse)
Jetzt wurde sichtbar, welche Rollen sich die Mitarbeitenden selbst zuschreiben und sie sich vorstellen konnten, dafür die Verantwortung zu übernehmen. Gleichzeitig konnte in der Diskussion auch die Sicht der anderen Mitarbeitenden einfliessen, ob sie diese Person auch in dieser Rolle sehen oder nicht. So entstand eine angeregte Diskussion und es konnten alle Mitarbeitenden ihr Arbeitspensum mit verschiedenen Rollen füllen. Die Übernahme der Rolle bedeutete auch die Übernahme der Verantwortung dafür. Es gab Rollen, welche von mehreren Personen übernommen werden mussten (z.B. Trainer:in oder Developer:in), um die Aufgaben des Teams bewältigen zu können. Der Rollenstrauss einer Person mit einem 100% Pensum konnte zum Beispiel wie folgt aussehen:
- Aussenminister:in: 5%
- Trainer:in: 20%
- Developer: 75%
Dabei wurde darauf geschaut, dass es keine Rolle ohne Rolleninhaber:in gab. Rollen, welche früher an die hierarchische Position geknüpft waren und die niemand übernehmen wollte (Interesse), blieben vorerst beim Teamleiter (das gab dann spannende Diskussionen in den Retrospektiven).
Wer einmal eine Rolle übernommen hatte, musste diese nicht ewig behalten. Möchte man sich weiterentwickeln und eine (zusätzliche) Rolle übernehmen, die man noch nicht kennt, so soll dies natürlich möglich sein. Ebenso, wenn man merkt, dass einem die Aufgaben in einer Rolle nicht leicht fallen, soll es möglich sein, die Rollen zu wechseln. Deshalb wurde vereinbart, dass es alle 6 Monate möglich sein soll, dir Rollen zu wechseln, falls etwas nicht mehr passt.
Um sicherzustellen, dass die Rollen den Herausforderungen des Teams gerecht wurden und um anpassungsfähig und flexibel bezüglich Veränderungen zu bleiben, wurden die Rollen in regelmässigen Retrospektiven reflektiert. Dies mit dem Ziel, die Rollen so zu verändern und zu gestalten, dass sie optimal auf die Herausforderungen des Teams und auch der Mitarbeitenden abgestimmt waren.
Welche Erfahrungen wurde damit im Team gemacht? Was ging danach besser, was nicht? Welche Erkenntnisse wurden gewonnen? Und brauchte es noch einen Teamleiter oder nicht? Dies sind Themen für den nächsten und letzten Blogbeitrag dieser Serie.